ノウハウ
2016年03月07日

新入社員さん必見!基本のビジネスマナー講座〜ビジネスメールでの日程調整・催促〜

『「新宿駅~原宿駅」あたりの時間で読めます!』

こんにちは!前回の初級編はいかがでしたか?
4月から新入社員が入ってきて先輩になる方たちは前回の記事を参考に
ビジネスメールについて指導してみてはいかがでしょうか?

そして今回は、お客様へ何かお願いをするときのメールをご紹介したいと思います。
※各企業によって文章の作り方は色々あるかと思いますので参考までにご覧ください!

まずは日程調整のメールです。
このメールを送るシチュエーションは結構多いかと思います。
では早速例文を見ていきましょう!

日程調整をする場合


=========================
株式会社●▲■
営業部
伊藤様

お世話になっております。
ビートレードの佐藤でございます。

◎◎に関するお打合せの日程ですが、
下記日時でご都合のよろしいところはございますでしょうか?

・3月1日(火)10:00〜12:00
・3月3日(木)13:00〜15:00

1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。

上記でご都合が悪いようでしたら
お手数をおかけしますが、ご都合のよろしいところを
いくつか頂けますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。
=========================

上記のような文章が基本的ですね。

>◎◎に関するお打合せの日程ですが、

まずはなんの日程なのかをきちんとお伝えしましょう。


>・3月1日(火)10:00〜12:00
>・3月3日(木)13:00〜15:00

候補日は最低でも2つ以上出しましょう!
「どうしても1つだけしか出せない」など、候補の数が少ない場合は
【ピンポイントで大変恐縮ですが、】
といった一言を添えることが大切です!
こちらから依頼しているお打ち合わせなのに
候補日が1つしかないのはお客様に対して失礼になってしまいます。


>1時間ほどお時間を頂けますと幸いです。

どのくらい時間をとってもらいたいかを伝えた方が親切ですね。


>上記でご都合が悪いようでしたら
>お手数をおかけしますが、ご都合のよろしいところを
>いくつか頂けますと幸いです。

この文章もとても大切です!
必ずしもこちらの都合とお客さんの都合があうとは限りません。
相手の気持ちを考えて文章をつくりましょうね。

日程以外でお客様へ何かをお願いする場合


・◎◎の件を御対応頂きたく、お願い申し上げます。
・◎◎に関して、▲▲していただくことは可能でしょうか?
・◎◎を▲▲していただけますと幸いです。

など、【お願い申し上げます】【可能でしょうか?】
【〜していただけますと幸いです】
といった文章でお願いしましょう。

催促する場合

お客様にお願いしていることがあるのになかなか返事がこない、
期限が迫っているのにどうしよう、というときです。
こういう場合ってちょっと聞きづらいですよね。でも大丈夫です!

こんなときは
・以前、お願いしておりました◎◎の件ですが、ご進捗はいかがでしょうか?
・◎◎の件ですが、ご状況はいかがでしょうか?
・◎◎に関しまして、ご確認頂けましたでしょうか?

そして期限が決まっている場合は
・期限が□日と迫っておりますので、御対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。
・□日までにご連絡頂けますと幸いです。

文章の前には【お忙しいところ誠に恐れ入りますが】【お手数をおかけしますが】など、
相手を気遣った一言をいれましょうね!
くれぐれも失礼な文章にならないよう、注意をしてください!

いかがでしたか?
相手への気遣いを大切に丁寧な言葉遣いを心がければ、ちょっと気まずい依頼も平気ですよ!

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