今回は、リモートワークで生産性を上げる、今話題の「電話代行サービス」についてご紹介します。
電話代行サービスは、2020年以降、在宅勤務を導入する企業の増加に伴い、徐々に注目を浴びてきました。その背景は、固定電話への対応策や生産性の向上を目的に導入を検討する企業が増えたことがあげられます。
現在も多くの企業で導入や検討が進められ、注目を浴びている電話代行サービスについて
どのようなサービスなのか、利用シーンやメリット、実際のサービス比較などをご紹介して参ります。
目次
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、会社やオフィス、店舗などにかかってくる電話を代わりに受付、ヒアリングした伝言をメールやビジネスチャットツールに通知するサービスです。
リモートワークを導入している企業で、大きな問題として挙げられるのが固定電話対策。
在宅勤務をする社員が増える中、クラウドpbxなどリモート環境で受電をする仕組みが
整っておらず、固定電話の応答のために出社しなければいけないというお悩みなどは少なくないのが現実です。
電話絵代行サービスなら専門のオペレーターに電話応答を丸ごと任せられるので
固定電話の問題を回避してスムーズにリモートワークの導入ができるのですがなくなります。
どんな会社にマッチするのか？
営業職が多い会社
営業職が多い会社では、外出中の社員にかかってきた電話を個人携帯に転送することが多いですが、移動や商談の最中は電話を受けられず、電話を取りこぼしてしまいがち。
電話代行サービスを導入することで、オペレーターが代わりに問い合わせを受け、ヒアリングを行い、ヒアリング内容をメールやチャットで共有することで取りこぼしや機会損失のリスクを削減することができます。
生産性や効率を重視する会社
会社にかかってくる電話は5割以上が営業電話や間違い電話と言われています。
電話代行のサービスを利用すれば、事前に営業電話の対応を設定できるので、一日何十分も営業電話に時間を取られることがなくなります。そのような時間を削減しコア業務にもっと集中をしたいと考える会社にはとてもマッチしていると思います。
また、最近ではリモートワークを導入する企業が増えました。しかしながら環境面の整備が追いつかず固定電話の対応のためにわざわざ出社をしているスタッフがいる会社も多いと言われています。
社員の効率を上げることや感染防止対策を打ちたいと思っている会社にもマッチしています。
営業時間外でも電話を受けたい会社
塾やフィットネスなど、主にBtoC企業に多いと思いますが
営業時間外でも電話を受けたいというニーズも解決できます。
例えば塾の場合、学校が終わってから営業が開始するケースが多いと思いますが
午前中なども親御さんからのお問合せがある可能性もあります。
そこで営業時間外でも電話を受けたい、講義中の電話を受けられるようにしたいといったニーズも解決することができるのです。
次に、電話代行サービスを導入するメリット・デメリットをご紹介します。
電話代行サービスのメリットとは？
会社にかかってくる営業電話や間違い電話の応答がゼロになり業務に集中できる
会社にかかってくる電話の5割以上が、営業や間違え電話というデータがあります。
そのような電話を受ける手間がなくなるため、本業に集中でき生産性が向上します。
在宅勤務時、電話受付業務のために出社をしなくていい
電話受付業務のためだけに出社をしている社員も、固定電話の受付をなくすことで在宅勤務に切り替えることができます。
受電内容をリアルタイムに把握することができる
受電内容をすぐにteamsやチャットワーク等のチャットツールに転送できるサービスが多く、在宅勤務中や外出中でもリアルタイムで受電内容を確認できます。
塾など、受付スタッフがいない営業時間外での顧客の取りこぼしを防ぐ
電話代行サービスの中には、24時間対応可能な業社もあるので、受付時間外の問い合わせにも対応できます。
高品質な受電対応をしてもらえる
これはサービスの提供会社の教育方針にもよりますが、プロのコールセンター会社が
提供をしている電話代行サービスなら、オペレーターの教育も徹底している企業が多いはずです。
自社の代表電話を明るく丁寧なオペレーターに対応をしてもらうことで
新規お客様、既存のお客様へ気持ちのいい接客を実現できます。
デメリット
想定されていない問い合わせには対応ができず、折り返し対応となる
対応方法についてはあらかじめ電話代行業者と相談しながら策定しますが、想定されていない問い合わせが入った場合、すぐに回答できず折り返しの対応になります。
宛名などの聞き間違いが発生するケースがある
電話代行サービスによっては、担当者や電話番号の聞き間違いが発生するケースもあるようです。
従量課金のサービスが多く、予算化しづらい
多くの電話代行サービスでは月額基本料金の設定がありますが、一定以上の件数を超過した場合重量課金制になっています。
受電件数が毎月変動する場合、予算化が難しいという特徴があります。
それでは次の章で実際の電話代行サービスをご紹介します。
【各社比較】おすすめの電話代行サービス厳選7社
では、実際にどの電話代行サービスを利用したらいいのでしょうか。
今回は、おすすめの電話代行サービスを厳選して7社ご紹介します。
ウケTEL
(https://www.btdp.co.jp/service/workstyle/uketel/)
画像
【特徴】
「ウケTEL」は、コールセンター会社が提供をする電話代行サービスです。
プロのオペレーターが１件１件丁寧に対応をしてくれることが特徴。
また、電話の内容に合わせて、営業電話は問合せフォームを案内する、IR関連はIRページを案内するなど、ご案内内容をカスタマイズさせることができ、柔軟性があります。
受電後の通知ツールはSlack,Microsoft Teams,Chatwork,メールの４種から選ぶことができます。
【費用】
月額費用：月額基本料金¥10,000 ＋ 従量課金(1件あたり200円)※
※従量課金は1ヶ月あたりの受電量101件目より発生
fondesk
（【特徴】
在宅ワーカーと協力して企業の電話を受付する電話代行サービスで、電話代行の先駆者的な会社です。
一般的なオフィスにおける電話対応の質を担保することを目的としているため柔軟性は低いですが、シンプルで導入しやすいのが特徴。
導入企業や事例も多いです。
通知ツールはSlack,Microsoft Teams,Chatwork,Line works,メールの5種から選べます。
【費用】
月額費用：月額基本料金¥10,000 ＋ 従量課金(1件あたり200円)※
※従量課金は1ヶ月あたりの受電量101件目より発生
MKサービス
（https://kschannel.jp/）
【特徴】
スモールプランは月額¥2,960~とリーズナブルな料金設定が特徴。
低価格でありながら高品質で、自社にあったプランにカスタマイズできます。
部署単位や店舗、個人事業など受電数が多くない会社におすすめ。
【費用】
受電量に合わせて３つのプランがございます。
・スモールプラン ¥2,960
月額基本料金¥2,960 ＋ 従量課金(1件あたり¥148)
※従量課金は1ヶ月あたりの受電量21件目より発生
・ハーフプラン ¥5,720
月額基本料金¥5,720 ＋ 従量課金(1件あたり¥148)
※従量課金は1ヶ月あたりの受電量41件目より発生
・スタンダードプラン ¥11,040
月額基本料金¥11,040 ＋ 従量課金(1件あたり¥138)
※従量課金は1ヶ月あたりの受電量81件目より発生
電話代行サービス
（https://denwadaikou.jp/）
画像
【特徴】
24時間365日対応が可能。
多くの電話代行サービスは夜間受付に対応していないため、休日や夜間の電話受付をしたい会社にはおすすめです。
【費用】
月額7,000円から利用可能。
時間帯ごとに価格が異なりますので、詳しくはHPをご確認ください。
lancers assistant
（https://www.lancers.jp/assistant/plan_tel）
画像
【特徴】
ランサーズに登録をしているクラウドワーカーを活用した電話代行サービスです。
lancers assistantでは、電話代行だけではなく、営業やマーケティング支援など様々なサポートを提供しているため、電話代行と合わせて包括的にサービスを受けたい会社におすすめ。
【費用】
月額5,000円から利用可能。
業界に特化した電話代行サービスも
弁護士ドットコム
（https://www.bengo4.com/lawyer/telAgent/）
【特徴】
弁護士のサポートに特化した電話代行サービス。
弁護士法を遵守し、法律用語を理解している専門のオペレータが対応します。
外出等で忙しい弁護士の方にはおすすめ。
【費用】
公式HPよりお問い合わせください。
（https://www.bengo4.com/lawyer/telAgent/）
LINE AiCall
（https://clova.line.me/line-aicall/）
【特徴】
LINEが開発した電話自動応答サービス。
音声認識と音声合成のAIを活用し、着信内容のデータ化、及び応答まで自動でできます。
AIで対応できる問い合わせはAIが対応し、AIが対応できない問い合わせはオペレーターに繋ぐなど、ハイブリッド型の運用が可能です。
【費用】
公式HPよりお問い合わせください。
（https://clova.line.me/line-aicall/）
まとめ
電話代行サービスの特徴や、おすすめの会社をご紹介しました。
在宅勤務が当たり前になり、働く環境が重視されるようになった現在に必要不可欠な電話代行サービス。
働き方の生産性を上げるためにも、ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。
