ノウハウ
2016年03月23日

新入社員さん必見!基本のビジネスマナー講座!〜ビジネスメールでの謝罪文〜

『「新宿駅~原宿駅」あたりの時間で読めます!』

みなさんこんにちは!
初級編中級編に続き、今回は上級編です!
(中級と上級の差がなにかわたしもよくわかりませんが、、)
今回は謝罪時に送るメールの例をご紹介いたします!

出来る限り、ミスを起こさない方が良いですが、
誰でも起こしてしまうことはあるかと思います。
起こしてしまったことを悔やむより、その後の対応をどうするかが大切です。

もちろん電話や直接お会いして謝罪をすることが大前提ですが、
【すぐにお会いできない】【電話ができない/繋がらない】という場合もよくあります。
そういったときは、取り急ぎメールで謝罪文をお送りしましょう。

納期が遅れた場合


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株式会社●▲■
営業部
伊藤様

お世話になっております。
ビートレードの竹村でございます。

■日が期限となっております××に関しまして、
誠に申し訳ございませんが、作業が遅延しており、
■日の期限に提出することが難しい状態となっています。
▲日には提出できる見通しですので、もうしばらくお待ち頂けますと幸いです。

当初の期限内に提出をすることが出来ず、
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。
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上記の謝罪メールで大切なポイントを見て行きましょう。

>■日が期限となっております××に関しまして、
>ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。

まずは何の件に関してなのかを伝えることからです。
もし、事前に電話で状況を伝えている場合は
「お電話でもお伝えしました納期の件で」
など最初に一言添えておきましょう。


>作業が遅延しており、■日の期限に提出することが難しい状態です。

そして現在どういう状態なのか、なぜそういう状態なのかを明確に伝えましょう。


>▲日には提出できる見通しですので、
>もうしばらくお待ち頂けますと幸いです。

何日に提出ができるかをしっかりと伝えてください。
ただ、【納期をすぎてしまう】という内容だけですと、
相手は【じゃあいつできるの!?】となってしまいますのできちんと伝えましょうね。


>当初の期限内に提出することが出来ず、
>ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

最後に、納期を守れなかったことに対するお詫びをしましょう。

納期をすぎるということは、社会人としてあってはならないことです。
お客様からの信頼も失いますし、お客様に多大な迷惑がかかってしまいます。

添付するはずのファイルを添付し忘れてしまった場合

メールでファイルを添付するはずが添付し忘れてしまうこと、、
こちらもよくあるのではないでしょうか?
そういった場合は下記のように正直に伝えて、
すぐにメールを送り直しましょう。

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株式会社●▲■
営業部
伊藤様

お世話になっております。
ビートレードの竹村でございます。

先ほどお送りしましたメールにファイルを
添付し忘れてしまったため、再送致します。
大変失礼致しました。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い致します。

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上記のような文面、もしくは下記のような文面が基本的ですね。

・申し訳ございませんが、先ほどのメールに
ファイルを添付していなかったため、改めてメールをお送り致します。

また、メールのソフトによっては「添付」という言葉が文中にあった場合、
「ファイルが添付されていませんがよろしいでしょうか」といった内容の
確認メッセージがでます。
もし、出ない場合でも送信をする前にきちんとチェックをすることが大切ですよ!!

アポイントの日程を再調整する場合

せっかくお客様にお時間をいただいたのに、
こちら側の都合でどうしてもいけなくなってしまうことってありますよね。
そういったときも新しくお時間を頂けるようにきちんと謝罪をすることが大切です。

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株式会社●▲■
営業部
伊藤様

お世話になっております。
ビートレードの竹村でございます。

・お約束しておりました○日ですが、誠に申し訳ございませんが
都合がわるくなってしまい、伺うことが難しくなってしまいました。
大変恐縮ですが、別日に変更して頂くことはできますでしょうか。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い致します。

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もしくは、

・大変申し訳ございませんが、
どうしても外せない会議が入ってしまったため、
○日のお約束のお時間を変更させて頂くことは可能でしょうか?

等のように都合が悪くなった理由を伝えてから
時間の変更が可能かを伺いましょう。

新しく候補日を頂けることが当たり前だと思ってはいけませんよ!!
お客様はせっかくあなたのために予定をあけて頂いたのですから
きちんと謝罪したうえで、新しく時間を頂けるか確認しましょう。

最初にもお伝えしましたが、お客様への謝罪はまず、
電話や直接お会いすることが基本です!!

きちんと誠意をもってお詫びの言葉を伝えましょうね!!

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